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Para garantizar el cumplimiento, los empleadores deben tener un documento de plan para sus planes de autofinanciación, incluidos los acuerdos de reembolso de gastos médicos, los programas de reembolso de gastos médicos, las cuentas de gastos flexibles y las cuentas de atención a los dependientes. Incluso cuando se limitan a retener las primas de asistencia sanitaria antes de impuestos, los empleadores deben tener y adoptar un documento de planes de sólo primas (POP).
Además, las empresas sujetas a ERISA deben distribuir las descripciones resumidas del plan a los empleados. Cuando se realicen cambios, los empleadores deben emitir enmiendas y entregar a los empleados un resumen de las modificaciones materiales, normalmente en los 60 días siguientes al cambio. Las empresas deben conservar copias de las actualizaciones de las descripciones resumidas del plan al menos cada diez años si no se han realizado cambios y cada cinco años si se han realizado modificaciones.
El Departamento de Trabajo está aumentando las auditorías y las sanciones impuestas a los empresarios por el incumplimiento de estos requisitos de documentación. Se pueden aplicar sanciones civiles y penales por algunos errores comunes de ERISA.
Muestras de sanciones de 2020:
- 2.233,00 dólares al día por no presentar el formulario 5500
- 159,00 dólares por día por no proporcionar la información solicitada al DOL por requerimiento
- 110,00 dólares al día por persona por no distribuir un resumen de la descripción del plan
Los empleadores deben tener cuidado con las tarifas por no distribuir el Resumen de Cobertura de Beneficios (SBC) de la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA), que en 2020 fueron de 1156,00 dólares por incumplimiento.
