¿Cumple la ERISA? Siga esta lista de comprobación
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Are you an employer providing retirement and healthcare plans to your employees? Do you want to learn how you can become Employee Retirement Income Security Act (ERISA) compliant? If the answer is yes, then you've come to the right place. This guide simplifies ERISA compliance requirements and offers a checklist to help you ensure you're compliant.
¿Qué es el cumplimiento de ERISA?
La Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados establece las normas mínimas para la mayoría de los planes de jubilación y salud establecidos voluntariamente en el sector privado. Regula las empresas que ofrecen paquetes de prestaciones a sus empleados. El cumplimiento de la ERISA exige que las empresas sigan unas directrices administrativas específicas para garantizar que los empleados conozcan sus opciones y sepan cómo utilizar sus prestaciones.
El gobierno federal promulgó ERISA en 1974 para responsabilizar a los fiduciarios de sus acciones con respecto al mantenimiento de determinados planes de jubilación y salud. Entre los fiduciarios se incluyen las personas que gestionan planes o activos de prestaciones para empleados, ejercen discrecionalidad en la administración del programa y proporcionan asesoramiento sobre inversiones, normalmente a cambio de una comisión. Los fiduciarios deben seguir las normas previstas por la ley, o pueden ser considerados responsables de cualquier pérdida.
Una división del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL), la Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados (EBSA), hace cumplir el Título I de ERISA. La agencia apoya y educa a empleados, empresas y gestores de planes sobre planes de jubilación y asistencia sanitaria. Garantiza la seguridad de los activos de los trabajadores estadounidenses vigilando las actividades inadecuadas que puedan llevar a cabo los gestores de pensiones. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) supervisa el Título II de ERISA. Esta parte esboza las normas por las que los planes pueden recibir un tratamiento fiscal beneficioso.
La EBSA cuenta con numerosas oficinas en el país encargadas de investigar las infracciones del Título I de ERISA. Estas oficinas también tramitan las quejas y consultas de los empleados y los administradores de planes de pensiones. ERISA se aplica a los empleados de sociedades de responsabilidad limitada, sociedades colectivas, sociedades C, sociedades S y organizaciones sin ánimo de lucro. Las empresas con un empleado que ofrecen planes de jubilación y de salud también pueden estar cubiertas.
¿Qué prestaciones cubre ERISA?
Cualquier plan de jubilación que proporcione ingresos de jubilación en el futuro o una oportunidad para que los empleados contribuyan con sus salarios a la jubilación puede considerarse un plan ERISA. Algunos ejemplos de las principales prestaciones que cubre ERISA son:
- Visión
- Dental
- Políticas contra el cáncer
- Programas de bienestar
- Prestaciones por receta
- Cuentas de ahorro sanitario (HSA)
- Cuentas de gastos flexibles (FSA)
- Programas específicos de asistencia al empleado
Las pensiones y otros planes proporcionados por el gobierno federal, estatal o local y las iglesias suelen estar excluidos de ERISA.
¿Qué es la lista de comprobación del cumplimiento de ERISA?
Responder a las siguientes preguntas le ayudará a saber si cumple las normas ERISA:
- ¿Ofrece prestaciones sociales o sanitarias ERISA a sus empleados?
- ¿Tiene un documento de plan ERISA?
- ¿Dispone de una descripción resumida del plan (SPD)? En caso afirmativo, ¿la ha distribuido a cada empleado en los 90 días siguientes a su primer día de cobertura?
- ¿Ha modificado su SPD o documento del plan ERISA? En caso afirmativo, ¿ha facilitado al empleado un resumen de la modificación sustancial?
- ¿Tiene más de 100 empleados inscritos en algún plan de prestaciones? En caso afirmativo, ¿ha presentado alguna vez el formulario 5500 con los anexos correspondientes?
- Si ha presentado un formulario 5500, ¿ha cumplimentado y distribuido alguna vez un Informe Anual Resumido?
- ¿Ha sido auditado alguna vez por el DOL?
- ¿Ha presentado alguna vez un empleado una reclamación por vulneración de sus derechos?
- ¿Tiene otros planes ERISA, como un plan 125 con HSA o FSA? En caso afirmativo, ¿tiene SPD y documentos del plan ERISA separados? ¿Se han asignado números de plan ERISA a las SPD y a los documentos del plan ERISA?
La lista de control anterior es útil, pero examinar los requisitos en detalle es vital. Las normas ERISA pueden clasificarse en dos categorías: criterios permanentes y criterios de calendario.
Requisitos permanentes
Los plazos específicos no obligan a cumplir estos requisitos, pero siempre deben mantenerse. En algunos casos, estos requisitos surgen cuando se producen determinados acontecimientos. He aquí algunos ejemplos:
- Posibilidades de afiliación: Los fiduciarios deben permitir que los empleados se afilien una vez que cumplan los requisitos de edad y servicio del plan. También deben proporcionar a los empleados la información necesaria, los avisos correspondientes y un SPD. En SPD informa al partícipe sobre lo que ofrece el plan y cómo funciona.
- Información sobre las comisiones a los partícipes: Los fiduciarios deben enviar una declaración de comisiones a todos los partícipes cada 12 meses con saldo en cuenta. Esto se aplica a los empleados elegibles para el plan y a los despedidos, así como a sus beneficiarios.
- Depósitos: Los fiduciarios deben garantizar el depósito puntual de los aplazamientos de los empleados y los pagos de los préstamos. La mayoría de las administradoras realizan los depósitos cuando declaran los impuestos sobre la nómina.
- Reembolso de los préstamos: Los préstamos pendientes deben reembolsarse de acuerdo con las condiciones de la póliza y el pagaré del prestatario.
- Notificaciones de cambios en el plan: Los fiduciarios deben notificar a los partícipes cualquier cambio entre 30 y 90 días antes de la fecha de entrada en vigor.
- Plan documents: You must ensure the plan management adheres to the plan document's terms. The IRS typically treats deviations as operational defects, which can result in plan disqualification if not remedied.
Requisitos del calendario
La mayoría de las normas ERISA deben cumplirse dentro de unos plazos determinados. A continuación se desglosan por trimestres:
- Primer trimestre: Debe distribuir a los afiliados los extractos de prestaciones del cuarto trimestre en un plazo de 45 días.
- Segundo trimestre: Debe proporcionar las distribuciones mínimas obligatorias a los partícipes que cumplieron 72 años el año anterior. También debe distribuir a los partícipes los extractos de prestaciones del primer trimestre en un plazo de 45 días, así como cualquier aplazamiento excesivo que supere el límite de importe del artículo 401(g) del IRC.
- Tercer trimestre: Debe proporcionar a los partícipes un SAR correspondiente al año anterior con un SPD actualizado si se ha producido algún cambio. También debe presentar el formulario 5500 o el formulario 5558 para una prórroga.
- Cuarto trimestre: Debe pagar los impuestos especiales y distribuir a los partícipes las declaraciones de prestaciones del tercer trimestre en un plazo de 45 días. También debe corregir los porcentajes reales de aplazamiento y de cotización. no discriminación de no discriminación y enviar las notificaciones pertinentes a los partícipes correspondientes.
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