3 razones por las que externalizar COBRA puede ser bueno para su empresa 

COBRA healthcare insurance has detailed requirements and deadlines for employers to manage. Companies administering COBRA must keep records, collect premium payments and notify eligible beneficiaries. Compliance with COBRA can be tricky to achieve, yet it's essential for avoiding non-compliance penalties and fees.

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Many companies outsource COBRA administration instead of managing it internally. This solution can reduce a business' risk of non-compliance and save money long-term. Outsourcing COBRA also provides businesses with a cushion in insurance disputes. Knowing the benefits of outsourcing COBRA can help you decide whether outsourcing is the best solution for your company.

¿Qué es el seguro COBRA y cómo funciona?

What is COBRA? Congress passed the Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) in 1986. The healthcare provision allows employees and their families who lose health benefits to maintain their coverage through their employer's group healthcare plan for a limited time. The law mandates that most employers with at least 20 employees must offer COBRA coverage.

El seguro COBRA cubre a los empleados y a los miembros de su familia en caso de que se produzcan estos acontecimientos:

• Renuncia voluntaria
• Rescisión involuntaria
• Reducción de la jornada laboral
• Separación o divorcio del empleado cubierto
• Muerte de un empleado
• Pérdida de la condición de hijo a cargo
• Elegibilidad de los empleados para el Medicare

¿Cómo funciona el seguro COBRA?

La empresa debe ofrecer la continuidad de la cobertura cuando un empleado experimenta un acontecimiento calificado. Los antiguos empleados disponen de 60 días a partir del acontecimiento que reúne los requisitos para elegir la cobertura de COBRA. En caso de fallecimiento, divorcio o derecho a Medicare, los empleados y sus dependientes pueden optar por continuar la cobertura durante 36 meses. En todos los demás casos, la cobertura puede continuar durante 18 meses.

Los empleados que opten por continuar con su cobertura podrían tener que pagar la totalidad de la prima del plan hasta el 102% de su coste, puesto que la empresa ya no paga su parte.

COBRA coverage is usually more expensive than the premiums these individuals paid as employees. However, since it's offered at the group rate, it's still more affordable than an individual health insurance plan.

3 razones por las que externalizar COBRA puede ser bueno para su empresa

As part of their administration of COBRA, employers are responsible for calculating and collecting healthcare premiums, notifying family members, reinstating eligible individuals and tracking communication. It's essential for businesses to maintain detailed records of qualifying events and all communication between the company and qualifying individuals.

Debido a las complejidades de la administración de COBRA, muchas empresas optan por externalizar esta función de recursos humanos. COBRA puede exponer a los empresarios a un mayor riesgo de multas, reclamaciones y responsabilidades. El proceso también es complicado para los profesionales de recursos humanos. Considere estas tres ventajas de subcontratar COBRA a administradores externos:

1. Limita la responsabilidad

Las empresas que gestionan incorrectamente el cumplimiento de la ley COBRA podrían enfrentarse a varias multas y sanciones. Dos agencias federales hacen cumplir la ley COBRA, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Departamento de Trabajo (DOL). A continuación se indican algunas de las sanciones más comunes que estas agencias podrían imponer a su empresa:

• IRS excise tax penalties: The IRS can impose a daily excise tax of $100 per qualifying beneficiary or $200 per day if multiple family members are affected by the business' non-compliance.
• No ofrecer la cobertura de COBRA: Si una empresa no ofrece la cobertura COBRA, podría enfrentarse a demandas en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la Ley de Servicios de Salud Pública.
• Sanciones del DOL ERISA: El DOL puede exigir a un empleador que pague 110 dólares adicionales por día por beneficiario calificado hasta que proporcione los avisos COBRA adecuados.
• Reclamaciones por negligencia: Un beneficiario afectado que reúna los requisitos también podría presentar una reclamación por negligencia contra el empresario, lo que daría lugar a una demanda.

Los administradores de terceros ayudan a las empresas mitigando estos riesgos e indemnizando a sus clientes. Estos profesionales experimentados se encargan del cumplimiento de la ley COBRA y pueden asumir la responsabilidad financiera en caso de determinados incumplimientos. Los administradores externos también cuentan con la infraestructura y los sistemas necesarios para proteger a su empresa de costosos descuidos y problemas legales.

2. Te salva de situaciones incómodas

Los administradores de terceros ayudan a las empresas a gestionar las complejidades de sus responsabilidades en materia de COBRA. Estos profesionales también ayudan a las empresas a evitar situaciones incómodas. La administración de COBRA puede ser incómoda, ya que la empresa está tratando con antiguos empleados que han dimitido o han sido despedidos. Incluso los divorcios y separaciones pueden ser incómodos de discutir. Muchas empresas preferirían evitar interacciones difíciles con estos empleados sobre su cobertura COBRA.

Outsourcing COBRA saves businesses from the discomfort of communicating and collecting premium payments from their former employees. Outsourcing COBRA to a third party that isn't involved in the events surrounding the employee's departure allows your internal human resources team to avoid potentially tense conversations. It can also smooth the communication process.

3. Reduce su carga de trabajo

With healthcare regulations shifting often, it can be challenging for your company's human resources department to stay on top of compliance. Managing COBRA can require your in-house team to spend considerable time on research, tracking and communication. Your human resource team would need to handle:

• Eligibility tracking: An employee's eligibility for COBRA depends on several qualifying events that your team must track.
• Seguimiento y cumplimiento de los plazos de cobertura de COBRA: En virtud de COBRA, las empresas tienen un plazo determinado para proporcionar cobertura a los antiguos empleados y sus beneficiarios.
• Envío de avisos de COBRA: Los empleadores deben enviar avisos cuando un ex empleado tiene derecho a la cobertura de COBRA, por pagos atrasados o parciales de la prima, por terminación anticipada y más.

La externalización de COBRA ofrece a su equipo un descanso de estas tareas y de otras asociadas a la prestación de la cobertura COBRA. Cuando un tercero se encarga de COBRA, su equipo puede centrarse en tareas administrativas más rentables. Involucrar a administradores externos es especialmente útil para las grandes empresas o aquellas con una alta rotación que deben hacer malabares con estos requisitos, avisos y plazos para muchos empleados.

Factores a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de externalización de COBRA

If you're asking yourself, "Should I outsource COBRA?" the answer might depend on the firms you're considering to handle administration. You should be careful when selecting an outsourcing firm. An experienced and competent third party can save you headaches later on. Consider these crucial qualities when choosing an outsourcing firm to handle your COBRA compliance:

• Competencia tecnológica: Las tecnologías avanzadas ayudan a las empresas de todo tipo a aumentar la eficiencia y agilizar los procesos tediosos. Una empresa de externalización debe contar con los sistemas tecnológicos necesarios para entregar las notificaciones electrónicas con prontitud y hacer un seguimiento de todas las comunicaciones. Los administradores de terceros también deben encriptar sus datos para garantizar la seguridad de la información y cumplir con las leyes de privacidad.
• Experiencia en el cumplimiento: El tiempo lo es todo en la gestión de COBRA. Las empresas deben cumplir todas las normativas a tiempo o enfrentarse a multas por incumplimiento. Busque una empresa de externalización que sea conocida por su rapidez de aplicación y su experiencia. Un tercero que lleve a cabo una supervisión independiente también tiene más probabilidades de ofrecer un cumplimiento total.
• Customer service excellence: A high level of customer service makes a significant difference when partnering with an outsourcing firm. A third party with excellent customer service can quickly and tactfully handle uncomfortable communications and answer former employees' questions about their coverage.
• Responsabilidad legal: También debe buscar una empresa de subcontratación que ofrezca un contrato detallado que describa sus protecciones de indemnización. Aunque su empresa conservará cierta responsabilidad legal por el cumplimiento de COBRA, un tercero debe especificar que es legalmente responsable de sus propios errores.

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With 20 years of experience in cost-saving healthcare solutions, The Difference Card is here for your company's healthcare administration needs. The Difference Card helps organizations save on healthcare costs without reducing employee benefits. Employers can manage COBRA administration through The Difference Benefits Admin System, a suite of products that includes COBRA administration. Our self-service portal allows employers and members to benefit from automated COBRA notices, premium collection, employee billing, reporting and more.

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