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3 razones por las que externalizar COBRA puede ser bueno para su empresa 

19 de julio de 2022

3 razones por las que externalizar COBRA puede ser bueno para su empresa

El seguro médico COBRA tiene unos requisitos y plazos detallados que las empresas deben gestionar. Las empresas que administran COBRA deben mantener registros, cobrar los pagos de las primas y notificar a los beneficiarios elegibles. Cumplir con COBRA puede ser complicado, pero es esencial para evitar sanciones y tasas por incumplimiento.

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Muchas empresas subcontratan la administración de COBRA en lugar de gestionarla internamente. Esta solución puede reducir el riesgo de incumplimiento de la empresa y ahorrar dinero a largo plazo. La externalización de COBRA también proporciona a las empresas un colchón en los litigios de seguros. Conocer las ventajas de la externalización de COBRA puede ayudarle a decidir si la externalización es la mejor solución para su empresa.

¿Qué es el seguro COBRA y cómo funciona?

¿Qué es COBRA? El Congreso aprobó la Ley Ómnibus de Reconciliación Presupuestaria Consolidada (COBRA) en 1986. Esta disposición permite a los empleados y sus familias que pierden las prestaciones sanitarias mantener su cobertura a través del plan de salud de grupo de su empresa durante un tiempo limitado. La ley obliga a la mayoría de las empresas con al menos 20 empleados a ofrecer la cobertura de COBRA.

El seguro COBRA cubre a los empleados y a los miembros de su familia en caso de que se produzcan estos acontecimientos:

  • Renuncia voluntaria
  • Rescisión involuntaria
  • Reducción de la jornada laboral
  • Separación o divorcio del empleado cubierto
  • Muerte de un empleado
  • Pérdida de la condición de hijo a cargo
  • Elegibilidad de los empleados para el Medicare

¿Cómo funciona el seguro COBRA?

La empresa debe ofrecer la continuidad de la cobertura cuando un empleado experimenta un acontecimiento calificado. Los antiguos empleados disponen de 60 días a partir del acontecimiento que reúne los requisitos para elegir la cobertura de COBRA. En caso de fallecimiento, divorcio o derecho a Medicare, los empleados y sus dependientes pueden optar por continuar la cobertura durante 36 meses. En todos los demás casos, la cobertura puede continuar durante 18 meses.

Los empleados que opten por continuar con su cobertura podrían tener que pagar la totalidad de la prima del plan hasta el 102% de su coste, puesto que la empresa ya no paga su parte.

La cobertura COBRA suele ser más cara que las primas que estas personas pagaban como empleados. Sin embargo, como se ofrece a precio de grupo, sigue siendo más asequible que un plan de seguro médico individual.

3 razones por las que externalizar COBRA puede ser bueno para su empresa

3 razones por las que externalizar COBRA puede ser bueno para su empresa

Como parte de su administración de COBRA, los empleadores son responsables de calcular y cobrar las primas de asistencia sanitaria, notificar a los miembros de la familia, reintegrar a las personas que reúnen los requisitos y hacer un seguimiento de la comunicación. Es esencial que las empresas mantengan un registro detallado de los eventos que reúnen los requisitos y de toda la comunicación entre la empresa y los individuos que reúnen los requisitos.

Debido a las complejidades de la administración de COBRA, muchas empresas optan por externalizar esta función de recursos humanos. COBRA puede exponer a los empresarios a un mayor riesgo de multas, reclamaciones y responsabilidades. El proceso también es complicado para los profesionales de recursos humanos. Considere estas tres ventajas de subcontratar COBRA a administradores externos:

1. Limita la responsabilidad

Las empresas que gestionan incorrectamente el cumplimiento de la ley COBRA podrían enfrentarse a varias multas y sanciones. Dos agencias federales hacen cumplir la ley COBRA, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Departamento de Trabajo (DOL). A continuación se indican algunas de las sanciones más comunes que estas agencias podrían imponer a su empresa:

  • Sanciones del impuesto especial del IRS: El IRS puede imponer un impuesto especial diario de 100 dólares por beneficiario que reúna los requisitos o de 200 dólares por día si hay varios miembros de la familia afectados por el incumplimiento de la empresa.
  • No ofrecer la cobertura de COBRA: Si una empresa no ofrece la cobertura COBRA, podría enfrentarse a demandas en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la Ley de Servicios de Salud Pública.
  • Sanciones del DOL ERISA: El DOL puede exigir a un empleador que pague 110 dólares adicionales por día por beneficiario calificado hasta que proporcione los avisos COBRA adecuados.
  • Reclamaciones por negligencia: Un beneficiario afectado que reúna los requisitos también podría presentar una reclamación por negligencia contra el empresario, lo que daría lugar a una demanda.

Los administradores de terceros ayudan a las empresas mitigando estos riesgos e indemnizando a sus clientes. Estos profesionales experimentados se encargan del cumplimiento de la ley COBRA y pueden asumir la responsabilidad financiera en caso de determinados incumplimientos. Los administradores externos también cuentan con la infraestructura y los sistemas necesarios para proteger a su empresa de costosos descuidos y problemas legales.

2. Te salva de situaciones incómodas

Los administradores de terceros ayudan a las empresas a gestionar las complejidades de sus responsabilidades en materia de COBRA. Estos profesionales también ayudan a las empresas a evitar situaciones incómodas. La administración de COBRA puede ser incómoda, ya que la empresa está tratando con antiguos empleados que han dimitido o han sido despedidos. Incluso los divorcios y separaciones pueden ser incómodos de discutir. Muchas empresas preferirían evitar interacciones difíciles con estos empleados sobre su cobertura COBRA.

La externalización de COBRA ahorra a las empresas la incomodidad de comunicar y cobrar las primas a sus antiguos empleados. La externalización de COBRA a un tercero que no está involucrado en los acontecimientos que rodean la salida del empleado permite a su equipo interno de recursos humanos evitar conversaciones potencialmente tensas. También puede facilitar el proceso de comunicación.

3. Reduce su carga de trabajo

Dado que la normativa sanitaria cambia a menudo, puede ser un reto para el departamento de recursos humanos de su empresa estar al tanto del cumplimiento de la misma. La gestión de COBRA puede requerir que su equipo interno dedique un tiempo considerable a la investigación, el seguimiento y la comunicación. Su equipo de recursos humanos deberá encargarse de ello:

  • Seguimiento de la elegibilidad: La elegibilidad de un empleado para COBRA depende de varios eventos de calificación que su equipo debe seguir.
  • Seguimiento y cumplimiento de los plazos de cobertura de COBRA: En virtud de COBRA, las empresas tienen un plazo determinado para proporcionar cobertura a los antiguos empleados y sus beneficiarios.
  • Envío de avisos de COBRA: Los empleadores deben enviar avisos cuando un ex empleado tiene derecho a la cobertura de COBRA, por pagos atrasados o parciales de la prima, por terminación anticipada y más.

La externalización de COBRA ofrece a su equipo un descanso de estas tareas y de otras asociadas a la prestación de la cobertura COBRA. Cuando un tercero se encarga de COBRA, su equipo puede centrarse en tareas administrativas más rentables. Involucrar a administradores externos es especialmente útil para las grandes empresas o aquellas con una alta rotación que deben hacer malabares con estos requisitos, avisos y plazos para muchos empleados.

Factores a tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de externalización de COBRA

Si se pregunta: "¿Debo externalizar COBRA?", la respuesta puede depender de las empresas que esté considerando para encargarse de la administración. Debe tener cuidado al seleccionar una empresa de externalización. Un tercero experimentado y competente puede ahorrarle dolores de cabeza más adelante. Tenga en cuenta estas cualidades cruciales a la hora de elegir una empresa de externalización para gestionar el cumplimiento de COBRA:

  • Competencia tecnológica: Las tecnologías avanzadas ayudan a las empresas de todo tipo a aumentar la eficiencia y agilizar los procesos tediosos. Una empresa de externalización debe contar con los sistemas tecnológicos necesarios para entregar las notificaciones electrónicas con prontitud y hacer un seguimiento de todas las comunicaciones. Los administradores de terceros también deben encriptar sus datos para garantizar la seguridad de la información y cumplir con las leyes de privacidad.
  • Experiencia en el cumplimiento: El tiempo lo es todo en la gestión de COBRA. Las empresas deben cumplir todas las normativas a tiempo o enfrentarse a multas por incumplimiento. Busque una empresa de externalización que sea conocida por su rapidez de aplicación y su experiencia. Un tercero que lleve a cabo una supervisión independiente también tiene más probabilidades de ofrecer un cumplimiento total.
  • Excelencia en el servicio al cliente: Un alto nivel de servicio al cliente marca una diferencia significativa al asociarse con una empresa de externalización. Un tercero con un excelente servicio de atención al cliente puede gestionar con rapidez y tacto las comunicaciones incómodas y responder a las preguntas de los antiguos empleados sobre su cobertura.
  • Responsabilidad legal: También debe buscar una empresa de subcontratación que ofrezca un contrato detallado que describa sus protecciones de indemnización. Aunque su empresa conservará cierta responsabilidad legal por el cumplimiento de COBRA, un tercero debe especificar que es legalmente responsable de sus propios errores.

Contacto La tarjeta de la diferencia

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