Cómo los planes de reembolso médico de la sección 105 ahorran impuestos

Scott Bezanson

Senior Consultant II

Scott Bezanson is a Senior Consultant II with The Difference Card representing Northern California and the Bay Area. Scott began his career with The Difference Card in 2020 and brings over 25 years of health insurance experience to the team. As a Senior Consultant II, Scott works closely with his Broker Partners to deliver improved health insurance benefit plans while reducing costs.

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Many employers choose Section 105 medical reimbursement plans to save on taxes. Employers and employees alike can benefit from Section 105 plans, but the specific benefits your company can enjoy depend on your organization's needs.

If you are an employer looking to learn more about an alternative way of funding medical costs, Section 105 plans, whether Health Reimbursement Arrangements or Medical Expense Reimbursement Plans, could be the right option for you. Before you choose a Section 105 plan, you should understand the benefits, tax advantages, requirements and how to set up this plan.

What Is an IRS Code Section 105 Plan?

Un plan de la Sección 105 del IRS, a veces conocido como Acuerdo de Reembolso de Salud (HRA), está patrocinado por el empleador y reembolsa a los empleados los gastos de atención médica que son justificados por un tercero. Los empleados pueden ser reembolsados por sus gastos de atención médica, incluyendo:

• Empleados actuales
• Antiguos empleados, como los jubilados
• Deceased employees' surviving spouses and dependents

En una HRA, la empresa paga el plan y no se permite una reducción salarial. Un Plan de Reembolso de Gastos Médicos de la Sección 105 está limitado a un importe máximo de reembolso fijado por el empresario para un periodo determinado. Además, este plan reembolsa los gastos que no han sido reembolsados por otro plan.

A popular arrangement allows for an employer to create a rollover provision. For example, at the end of the plan year, an employer can establish a rule so a portion of the employee's unused reimbursement amount will be forfeited, and the remaining unused portion will be carried forward to the following plan year.

For retired employees, the employer could contribute an amount equal to part or all the retired employee's unused sick and vacation leave. The retired employee should not receive the designated amount in cash or in the form of any other benefits nor should the retired employee's dependents or spouse.

¿Cuáles son las ventajas fiscales de un plan de reembolso de gastos médicos de la sección 105?

A Section 105 Medical Expense Reimbursement Plan (MERP) offers tax benefits to both employers and employees. One of the greatest benefits of a Section 105 plan is that limited liability companies (LLCs), C corporations and partnerships can take a full tax deduction. Businesses can deduct the cost of this plan (fees and claims paid) as a business expense, and substantiated reimbursements are tax-free for employees, as well. The reimbursements or administration payments that can be deducted under a qualified plan include:

• Primas del seguro dental para los empleados con derecho a ello y sus dependientes
• Primas del seguro de dependencia cualificado
• Primas del seguro Medicare Parte A y Parte B
• Primas del seguro Medicaid y CHIP
• Primas del seguro TRICARE
• Gastos de atención médica, oftalmológica y dental pagados por los empleados con derecho a ello y sus dependientes

Estas deducciones facilitan el proceso de gestión de los gastos sanitarios. Entre los gastos sanitarios que pueden optar a reembolso se incluyen:

• Deducibles
• Copagos
• Prescripciones
• Gotas para los ojos
• Vacunas contra la gripe
• Ayudas para dormir
• Vasectomía
• Ortodoncia
• Honorarios de ginecólogos y obstetras
• Ayudas a la marcha
• Acupuntura
• Vacunas
• Medicina de la alergia
• Atención quiropráctica
• Lentes de contacto
• Cirugía dental
• Tasas de laboratorio
• Radiografías médicas
• Medicamentos para el acné
• Trasplantes de órganos
• Fisioterapia
• Medicamentos con receta
• Gafas de lectura
• Logopedia
• Tratamiento de la infertilidad
• Operaciones médicas

Employers mainly use Section 105 plans to help employees cover a cost of the deductible on a tax-free basis. Employers can save money by reducing premiums paid to an insurance company and not paying taxes on the reimbursed expenses. A Section 105 plan year typically runs to match the employer's health insurance plan year.

Cómo funcionan los planes del artículo 105 con diferentes estados de declaración

Varios estados de declaración pueden aprovechar un plan de la Sección 105 del IRS, incluidas las sociedades y las corporaciones.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)

El tratamiento de una LLC en relación con un plan de la Sección 105 se basa en la forma en que la empresa declara los impuestos federales. Una LLC puede presentarse como sociedad anónima, empresa individual o sociedad colectiva. Se aplicarán las normas correspondientes una vez determinado el estado de presentación.

Asociaciones

A Section 105 plan works well for a partnership, allowing the business owner to offer medical benefits to the employees of the business. The partner's spouse is also eligible as part of a compensation package as long as the spouse is a bona fide employee. However, partnerships between spouses are not eligible for a Section 105 plan.

C-Corporaciones

Los reembolsos de gastos médicos son deducibles para todos los empleados de una empresa presentada como una corporación C. En una corporación no es necesario el empleo de los cónyuges como en una sociedad colectiva. Una corporación puede proporcionar beneficios al director propietario-empleado y deducirlos. Para una corporación, cada componente debe estar en su lugar para asegurar que el plan de reembolso médico de la Sección 105 está en conformidad con el DOL, ERISA y el Código de Ingresos Internos.

Empresas S

Si es propietario de una sociedad de tipo S, puede acogerse a un plan de la sección 105 incluso sin que el cónyuge trabaje. Si el propietario y los accionistas están activos en la empresa, se consideran empleados.

Restrictions do apply to shareholders that impact who can receive medical benefits that are completely tax-free. While these benefits are not subject to FICA taxes, they are subject to federal and state income tax. Additionally, since family members like spouses, children and grandparents are treated as if they have ownership, they also won't be able to receive completely tax-free benefits.

Ventajas del plan del artículo 105 sobre el seguro de salud colectivo

In the past, group health insurance plans have been widely used but are still expensive. Because Section 105 is self-funded, businesses can consider Section 105 plans for flexible and cost-effective ways to reduce premiums. Additionally, these plans offer non-tax and administrative benefits for employers, such as:

• Plan flexibility: One of the greatest benefits of a Section 105 plan is the ability to customize nearly every component of your plan. You can choose how much you want to contribute to every class of employee and who is eligible for participation in the plan. You can tier the contribution by class and participation in the health plan.
• Employee choice: You can also select any type of insurance plan and any insurance provider. For the same type of health care plan, individual health insurance plans may be less expensive than group health coverage, so small businesses can see health care dollars go further. With health reform, plan options and affordability have greatly expanded, adding to cost savings for everyone.
• Predictable costs: When you choose a Section 105 plan for your business, you can select the maximum liability when setting the amounts for plan funding. There are no maximum or minimum amounts to contribute, funds stay with your company when an employee leaves and no costs are incurred until after an employee receives reimbursement. Essentially, if your organization can contribute any amount at all to your employees' health care, you can afford to implement a Section 105 plan, as the amount you contribute is entirely up to you.
• Simple administration: Section 105 plans can be easily administered with the right partner. Every business has limited resources, and you should be focusing on growing your business rather than dealing with policy comparisons or dealing with complaints and questions. With a Section 105 plan, all you'll need to worry about is adding approved reimbursements to your employees' paychecks.
• Diferentes prestaciones para diferentes empleados: Con un plan del artículo 105, puede determinar qué prestaciones quiere que tengan las distintas clases de empleados.

What's the Difference Between a Section 105 Plan and an HSA?

Section 105 plans and Health Savings Accounts (HSAs) are both popular benefits, which can leave small business owners struggling to choose between the two. The plans vary in where contributions come from, who can participate and what types of health plans you can use in combination:

• Quién es el propietario del plan: Los planes de la sección 105 están patrocinados por el empleador y son propiedad de la empresa. En cambio, una HSA es propiedad del empleado, y las aportaciones se depositan en una cuenta bancaria especial del empleado para que las utilice para gastos médicos.
• Qué cubre el plan:Los empleadores pueden seleccionar los gastos que desean cubrir en un plan de la Sección 105. Una HSA cubre cualquier gasto elegible para el IRS, tal y como se indica en la publicación 969. Sin embargo, los participantes pueden pagar una multa si utilizan el dinero para cubrir un gasto no médico.
• De dónde proceden las aportaciones: En los planes HRA, los empresarios son los únicos que aportan la prestación y los empleadores sólo pagan cuando se producen los gastos. En cambio, tanto los empresarios como los empleados pueden contribuir a las HSA, siempre que las aportaciones no superen el límite anual.
• Who is eligible to participate: Employers must offer a Section 105 plan for an employee to participate. Current W-2 employees and spouses and dependents of current employees can participate in Section 105 plans. Individuals who can participate in HSAs are limited to those who are enrolled in HSA-qualified high deductible plans. They cannot have first dollar coverage. For example, their spouses' non-qualified high deductible health plans are ineligible for a general purpose FSA and cannot be enrolled in Medicaid or Medicare Parts A or B.

Estos planes y las HSA también pueden funcionar juntos al mismo tiempo y pueden utilizarse ambos en función de la situación. La forma más fácil de utilizar estos planes juntos es ofrecer a sus empleados un plan de propósito limitado de la Sección 105 que reembolsa a los empleados sólo los gastos que no pueden utilizar la HSA para cubrir, tales como:

• Costes de la visión
• Costes dentales
• Gastos post-deducibles

Requisitos de los acuerdos de reembolso sanitario de la sección 105

Existen algunos requisitos para estructurar y diseñar un plan de la Sección 105. Este plan debe cumplir con las normas establecidas por el IRS, HIPPA y COBRA:

• Requisitos del IRS: El IRS exige que se elaboren y mantengan los documentos del plan, en los que se definan los detalles del plan de reembolso, como los gastos que se pueden reembolsar y el importe de la contribución de la empresa. Los empleados también deben presentar la documentación adecuada para verificar la solicitud de reembolso.
• HIPAA: A Section 105 plan is also governed by the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996's privacy rules. Protected health information (PHI) should be held confidentially to stay compliant with HIPAA.
• COBRA: Algunos planes también están sujetos a los requisitos de cumplimiento de COBRA. Si su plan de la sección 105 debe cumplir con COBRA, debe ofrecer a los empleados despedidos la opción de seguir participando en el plan de la sección 105 durante un tiempo determinado después de la terminación del empleo.
• Requisitos de no discriminación del IRS: Un plan de la Sección 105 también debe cumplir con las normas de no discriminación establecidas por el IRS. Este plan no debe discriminar a favor de las personas que están altamente remuneradas en lo que respecta a la elegibilidad y los beneficios proporcionados.
• PCORI: Se debe pagar una tasa por una HRA al Patient-Centered Outcomes Research Institute (PCORI).

Cómo crear un plan del artículo 105

A continuación se detallan los pasos necesarios para elaborar un plan de proveedores y ofrecerlo e informar a los empleados para que puedan empezar a aprovecharlo:

1. 1. Select the plan's basic structure
2. 2. Determinar qué empleados son elegibles
3. 3. Determinar qué personas a cargo son elegibles
4. 4. Seleccione los gastos subvencionables
5. 5. Elegir exclusiones específicas
6. 6. Determinar una disposición de exclusión voluntaria
7. 7. Elija las contribuciones del empleador
8. 8. Determinar las normas de ordenación de los reembolsos
9. 9. Seleccione el calendario de reembolso
10. 10. Elija las opciones de COBRA
11. 11. Identificar las opciones de financiación
12. 12. Elija el administrador de reclamaciones
13. 13. Revisar los acuerdos
14. 14. Desarrollar el documento del plan
15. 15. Establecer materiales para los empleados
16. 16. Crear los formularios necesarios
17. 17. Establecer la financiación
18. 18. Elija el informedel pagador secundario de Medicare (MSP)
19. 19. Identificar la privacidad y la seguridad de la HIPAA
20. 20. Elija las tarifas COBRA
21. 21. Modificar los formularios y avisos de COBRA
22. 22. Ajustar los procedimientos de la Ley de Baja Familiar y Médica (FMLA)
23. 23. Imputar los ingresos si es necesario
24. 24. Presentar el formulario 5500 y el SAR si es necesario
25. 25. Establecer los pasos de terminación del plan de la Sección 105

También puede asociarse con una empresa como The Difference Card para establecer un plan del artículo 105. Podemos ayudar a que su estrategia de ahorro en seguros de salud alcance el siguiente nivel.

Descubra las ventajas del Plan de la Sección 105 de la Tarjeta Diferencia

Como plan de reembolso de gastos médicos(MERP), The Difference Card puede ofrecerle muchas prestaciones sanitarias. Utilizamos un MERP para crear diseños de planes únicos. El uso de un MERP permite crear múltiples diseños de planes para los afiliados a la Tarjeta Diferencial a partir de un único plan subyacente de la aseguradora. El coste total del MERP puede compartirse con usted y sus empleados mediante tarifas equivalentes a las primas.

El uso de un MERP le da la libertad de cambiar de compañía de seguros de salud y de modificar los diseños de los planes a su antojo. Desde 2001, hemos ahorrado a nuestros clientes una media del 18% en sus costes anuales de seguro médico. Durante los últimos 20 años, hemos proporcionado soluciones de ahorro en el ámbito de la salud, al tiempo que hemos mejorado los beneficios de los empleados. Póngase en contacto con nosotros en The Difference Card para hablar con un representante de ventas sobre lo que podemos hacer por usted.