Por qué la Tarjeta Diferencial utiliza un MERP para construir diseños de planes personalizados
Existen muchas opciones de financiación de prestaciones para empresas que se mantienen antes de impuestos ante el IRS. Un plan habitual es el denominado HRA (Health Reimbursement Arrangement). Algunas empresas permiten a sus trabajadores hacer deducciones de nómina en una FSA para cubrir determinados gastos médicos antes de impuestos. Otras ofrecen la compra de abonos de transporte en nombre de los empleados y aprovechan las cuentas de financiación para obtener ventajas fiscales por ello.
Una opción menos conocida es el Plan de Reembolso de Gastos Médicos o MERP. Un MERP no forma parte de una oferta de prestaciones estándar, pero puede ser una herramienta valiosa para alcanzar diversos objetivos del plan de asistencia sanitaria de la empresa, como la mejora de las prestaciones, la reducción de costes y el ahorro fiscal.
Este artículo define un MERP, describe sus normas de uso y detalla varios escenarios en los que un MERP podría ser el enfoque preferido por un empleador para el diseño, implementación o renovación de un plan de salud.
¿Qué es un plan de reembolso de gastos médicos (MERP)?
Según la Agencia Tributaria, "el término plan de reembolso médico autoasegurado significa un plan de un empresario para reembolsar a los empleados los gastos a los que se refiere el subapartado (b) cuyo reembolso no está previsto en una póliza de seguro de accidente y enfermedad".
En cambio, la definición más sucinta y legible es la siguiente: "Los MERP son acuerdos financiados por la empresa que reembolsan gastos médicos cualificados y suelen ofrecerse junto con pólizas de seguro con franquicia elevada."
We operate in a market where cost-advantaged alternatives to traditional medical insurance programs abound. The MERP is an option among a solution set that includes pooled arrangements such as PEOs and captives, an expanding spectrum of permissible HRA types, Archer MSAs and 100% self-insurance transferring all risk from carrier to employer. MERPs can be thought of as a type of — or step toward — self-insurance.
¿Cómo funciona MERP?
Analicemos primero la mecánica básica de un programa MERP antes de entrar en cómo combinarlo con un Plan de Seguro Médico Colectivo. Un programa MERP típico seguirá los siguientes pasos.
El empresario fija los importes de las indemnizaciones
El empresario empezará por especificar cómo debe abonarse el reembolso. Una estructura de reembolso muy sencilla asignaría un importe máximo fijo en dólares para que el empleado y las personas a su cargo con derecho a ello lo gasten en cualquiera de los conceptos del baremo 213-d del IRS dentro de un año natural.
Esta asignación mensual refleja el importe total que un empresario puede reembolsar al trabajador por gastos de salud.
Una estructura de reembolso más complicada podría asignar determinados importes en dólares o porcentajes a procedimientos o categorías específicos. Una vez definido e implantado, normalmente con un administrador externo como The Difference Card, el plan pasa a estar disponible para los empleados.
Empleado adquiere asistencia sanitaria
A continuación, los trabajadores contratan por su cuenta los servicios y productos relacionados con la asistencia sanitaria. También puede añadirse un seguro médico individual en función del MERP y de las normas de la empresa.
El IRS exige que todos los gastos médicos no incluidos en los ingresos brutos sean gastos comprobados. Muchos grupos de empleadores consideran que esta justificación de los gastos médicos es más eficaz cuando la realiza un administrador externo, o TPA.
Los administradores, como la Difference Card, utilizan herramientas como tarjetas de crédito o débito que permiten a los empleados la comodidad de comprar directamente artículos elegibles con fondos patrocinados por el empleador.
El empleado presenta un justificante de gastos
Tras la compra de asistencia sanitaria, el empleado debe presentar un justificante del gasto para que se le reembolse. Cualquier documento admisible -como un recibo o una explicación de prestaciones- debe incluir la fecha de pago, una descripción del servicio o producto adquirido y el nombre del empleado.
La tecnología avanza para reducir las fricciones en este proceso, suministrando información directamente de los proveedores y aseguradoras al TPA. Antes, el empleado tenía que enviar por correo copias de los recibos al TPA.
El empresario revisa la documentación del empleado
Después de que el empleado entregue su justificante de compra a un administrador, se revisa esta solicitud para comprobar si está completa y es correcta. Si es necesario incluir algún elemento de los enumerados anteriormente, la empresa informará al empleado y le dará tiempo para que aporte información adicional.
El empresario reembolsa al trabajador
Por último, se emite el reembolso al empleado por el importe en dólares correspondiente. Junto con la prevalencia de las tarjetas de débito, la cantidad de trabajo administrativo requerido por parte del usuario final ha disminuido considerablemente a lo largo de los años. El plazo para emitir las prestaciones se ha reducido, y los reembolsos pueden producirse sistemáticamente en 48 horas.
¿Qué gastos puede reembolsar una MERP?
Cualquier gasto médico cualificado por el IRS es susceptible de reembolso. Esto puede incluir deducibles, coseguros y copagos libres de impuestos. Dependiendo del plan MERP de su empresa, los conceptos reembolsables pueden variar: las empresas pueden restringir cualquier gasto reembolsable como consideren oportuno.
Algunos ejemplos de reembolsos MERP típicos son los siguientes:
- Visitas al consultorio médico
- Visitas a urgencias
- Hospitalización e intervenciones quirúrgicas
- Medicamentos con receta
- Gafas, lentillas y otras prescripciones visuales
- Fisioterapia y acupuntura
- Inhaladores para el asma y otros medicamentos recetados
- Medicamentos de venta libre, como analgésicos, pomadas antibióticas, colirios, descongestionantes, jarabe para la tos y antihistamínicos.
- Productos para el cuidado menstrual de la mujer, incluidas compresas, tampones, copas y pezoneras
8 Ventajas de los MERP
¿Cómo puede beneficiar a una empresa añadir un MERP a su oferta de prestaciones? A continuación se ofrece una visión general de muchas de las ventajas específicas de este enfoque.
1. Control de fondos
At year-end, any unspent funds stay with the employer and are available for next year’s benefits programs. This contrasts with a traditional insurance plan wherein the insurance carrier retains premium dollars. The Medical expense reimbursement program allocates funds spent toward eligible expenses only if they are incurred rather than representing an obligation to pay. So, for the same cost, employers can provide benefits that will be fairly accessed only by those who need them.
2. Flexibilidad
Un menú fijo de ofertas de diseño de planes de una compañía seleccionada suele limitar a los grupos de empleadores más pequeños. Al integrar un MERP, las empresas de todos los tamaños pueden diseñar sus propias ofertas de planes y realizar cambios fácilmente de un año a otro.
3. Incentivos para el bienestar
Esta flexibilidad también facilita la aplicación de diseños de planes basados en incentivos para promover los objetivos de bienestar de la empresa. Los programas de bienestar -con los incentivos adecuados- pueden impulsar comportamientos saludables que ayuden a reducir los costes sanitarios a largo plazo.
4. Estabilidad de los tipos
He aquí una mnemotécnica genial: Proceso de renovación mucho más sencillo. Más que una solución para el primer año, la combinación de un MERP con una opción de plan médico asegurado menos costosa también reduce los costes de renovación. Este es el caso incluso cuando nuestro modelo no incluye ningún cambio en los supuestos de tendencia médica
5. Autoseguro parcial
Los MERP suelen promocionarse como una forma de que un grupo pruebe a autofinanciar parte de sus prestaciones médicas limitando el riesgo. El autoseguro parcial puede reducir las obligaciones fiscales de la empresa y disminuir el coste global de las prestaciones sanitarias.
6. Datos, datos y más datos
KBI Benefits se refiere a esta ventaja de un MERP como un "medidor del uso de la asistencia sanitaria por parte de los empleados" en una entrada del blog de su empresa. Se trata de una gran descripción, sobre todo teniendo en cuenta que muchos grupos actualmente no pueden ver su experiencia de reclamaciones debido a su tamaño o a su acuerdo de agrupación. Por ejemplo, con partes del copago gestionadas a través del administrador del MERP y la aseguradora, el empleador tendrá de repente pleno acceso a datos detallados de utilización específicos de su población de empleados.
7. El consumismo a mordiscos
Este enfoque introduce un elemento de comportamiento en el diseño del plan del empresario sin impacto financiero en el partícipe del plan. Más información al respecto más adelante.
8. Contribución definida
¿Recuerda el cambio masivo de las pensiones a los planes 401k durante los años 80 y 90? Ahora estamos asistiendo a un movimiento similar en las ofertas de prestaciones médicas colectivas. Las necesidades empresariales están empujando a cada vez más empresas a buscar formas de satisfacer su deseo de cuidar del bienestar físico de los empleados sin exponerse a un riesgo ilimitado. Utilizar un MERP junto con un plan médico asegurado permite a los empleadores componer fácilmente una estrategia de aportaciones fijas incluso a lo largo de varios años.
MERP vs. HRA: ¿Cuál es la diferencia?
En muchos aspectos, un MERP tiene un aspecto y un funcionamiento similares a los de una póliza de reembolso sanitario (HRA) tradicional.
Además de los aspectos comentados anteriormente, ambos programas tienen ventajas fiscales. Siempre que el empleador tenga el cuidado adecuado para mantener el cumplimiento del plan, los fondos depositados en un MERP son deducibles de impuestos para el empleador y las distribuciones están exentas de impuestos para los empleados. Esto se debe a que el IRS excluye de la definición de salario "cualquier reembolso de atención médica realizado a un empleado o en beneficio del mismo en virtud de un plan de reembolso médico autoasegurado (en el sentido del artículo 105(h)(6) )".
However, there are a few key differences. Unlike a traditional HRA, employee contribution is permissible with a MERP plan. This allows employers to share administrative expenses with employees in addition to claims and insurance costs. The ability to set premium equivalent rates is a huge aid to an employer considering this program as an alternative to traditional insurance.
Algunos administradores pueden incluso ayudar con proyecciones de costes basadas en datos precisos y con la formulación de tarifas equivalentes a primas al inicio del plan y en cada renovación posterior. Y, aunque ambos son programas de prestaciones nocionales, lo que significa que el dinero se asigna pero no se gasta hasta que se producen realmente las reclamaciones, el MERP es la única opción que no requiere ninguna cuenta física.
Los MERP también suelen ofrecer más libertad en algunos aspectos clave. En primer lugar, muchas HRA están vinculadas directamente a la aseguradora médica como parte de la oferta de servicios. En cambio, la colocación de un MERP con un administrador externo facilita la comercialización de los planes de seguro médico subyacentes en el momento de la renovación para mantener bajo control los aumentos de tarifas con una visibilidad mínima para los empleados. Con un MERP, un empresario también puede crear varias opciones de planes diferentes encima de un único plan de la aseguradora, lo que ofrece mayor flexibilidad que las HRA tradicionales, que se emparejan en una base 1:1.
Tipos de MERP
Los MERP pueden ser un tema muy amplio. Los empleadores tienden a definir este término general en una opción más asequible para su empresa. Incluyen planes independientes, individuales, colectivos o de visión y dentales.
MERP autónomo
El ejemplo de la sección anterior describía el tipo más sencillo de MERP: un MERP autónomo. Estos planes son los más básicos de esta categoría, ya que permiten a los empleadores establecer los niveles de prestaciones y la financiación sin contemplar ningún plan de seguro médico subyacente.
MERPs Con un plan individual
En los casos en los que un empleador pretende que el MERP cubra las primas de una cobertura individual para todos o una clase de empleados, podemos denominarlo MERP de cobertura individual. Estos planes funcionan como una opción independiente dentro de las prestaciones sanitarias de una organización, normalmente para quienes no están cubiertos por un plan colectivo. En la mayoría de los casos, los empleados a tiempo completo están en planes colectivos, mientras que los empleados a tiempo parcial tienen un plan individual.
MERPs Con un plan de grupo
En los contratos, un programa de reembolso médico diseñado para emparejarse con un plan de seguro proporcionado por el empleador se denomina MERP de cobertura de grupo. Dentro de esta categoría, un ejemplo común es la compra de una opción de renovación HDHP que eleva considerablemente la franquicia, mientras que la estratificación en un MERP para minimizar el impacto de este cambio para el empleado. Esto suele denominarse MERP de deducible.
MERPs para Visión y Dental
Los MERPS también pueden establecerse como planes dentales y oftalmológicos únicamente. Las ventajas de precio frente a los planes de cobertura colectiva asegurados son aún mayores en el caso de las prestaciones odontológicas y oftalmológicas, y cada vez hay más interés en el mercado por renunciar a los costosos productos asegurados y ofrecer en su lugar planes de reembolso para financiar estos servicios.
Estos mecanismos alternativos de financiación pueden resultar atractivos para los grupos que no hayan podido permitirse una cobertura en el pasado, así como para los grupos con índices de siniestralidad favorables que deseen que una mayor parte del dinero de sus prestaciones acabe en manos de sus empleados.
Cómo explicar un programa MERP a los empleados
Año tras año, los consultores de beneficios publican argumentos convincentes mientras los departamentos de RRHH observan cómo se estanca el sector de los seguros. Un empresario puede utilizar la estrategia MERP para concienciar a los empleados sobre los costes mediante reembolsos financiados por separado sin impacto financiero. Este cambio de comportamiento de los usuarios del plan es un micropaso hacia el consumismo, que permite un cambio gradual.
La principal preocupación citada por los grupos de empleadores que evalúan una estrategia de renovación basada en MERP es el impacto en sus empleados. Según la experiencia de The Difference Card, los empleados que entienden que la nueva tarjeta permite a su empresa ofrecer los mismos niveles de prestaciones, compañía y red a precios significativamente más bajos pueden aceptar e incluso valorar la solución. Con el seguro médico tradicional, la familiaridad de los empleados requiere menos ayuda.
La comunicación es clave para el éxito de la puesta en marcha de un MERP por primera vez. Los empleados necesitan una explicación concisa de qué prestaciones financiará el MERP, cuáles seguirá pagando la aseguradora y cuándo deben ponerse en contacto con el administrador del plan para solicitar servicio. Por lo general, se proporcionará una tarjeta de débito; si no es así, los empleados deben comprender cómo recibirán los reembolsos del MERP.
Los empleados en activo necesitarán acceder a instrucciones completas con especial énfasis durante los futuros periodos de inscripción mientras realizan sus selecciones de planes. Aunque no hay nada que sustituya a una conversación educativa, poder complementarla con abundantes opciones de autoservicio sólo conduce a un mayor éxito y satisfacción.
Simplifique sus beneficios empresariales con la Tarjeta Diferencial
La Tarjeta Diferencia facilita la creación de un MERP que puede utilizar para reducir los costes sanitarios y mejorar las prestaciones de los empleados. Ofrecemos sugerencias preempaquetadas basadas en lo que hemos visto como más eficaz a través de nuestra cartera de negocios.
Nuestros empleados se enorgullecen de manejar con destreza todos los aspectos de la administración de su plan. A cada cliente se le asigna un ejecutivo de cuentas dedicado para ayudarle con las proyecciones financieras anuales. Trabajaremos con usted para desarrollar un plan de comunicación y materiales de prestaciones. Los empleados también pueden ponerse en contacto con nuestro centro de atención telefónica a partícipes para obtener una respuesta detallada e informada a cualquier pregunta.
Si está interesado en obtener más información sobre nuestros planes de prestaciones sanitarias y productos de asistencia sanitaria, póngase en contacto con un representante de The Difference Card hoy mismo.
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