Consejos para las empresas sobre la inscripción abierta

La inscripción abierta es un proceso complejo, pero no tiene por qué serlo.

Si se prepara con consejos y herramientas para la inscripción abierta, podrá afrontar la próxima inscripción a las prestaciones como un campeón.

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1. Planificar con antelación

When it comes to open enrollment, it is best to start planning early. By creating a renewal timeline halfway through your benefits year, you are able to appropriately plan for the upcoming year while also keeping your team on track. Planning ahead of time also allows your team the opportunity to set deadlines that meet your open enrollment needs.

Utilizing a project management tool like Trello can help your team during open enrollment by setting deadline reminders, assigning team members tasks and giving an easily accessible interface for your team to plan. Going forward, you will get a better sense of your organization's planning needs and you may even be able to shorten your open enrollment process in the future.

2. Compartir un documento de preguntas frecuentes

Si incluye un documento de preguntas más frecuentes (FAQ), podrá responder fácilmente a algunas de las preguntas más frecuentes de su Equipo, al tiempo que reduce el número de preguntas que se le plantean durante la EO y simplifica el proceso educativo. Para empezar, elabore una lista de las preguntas más frecuentes que surjan durante el periodo de planificación. Al final del periodo de planificación, tendrá una lista que podrá compartir con los empleados. De cara al futuro, puede conservar esta lista y ampliarla con cada temporada de afiliación abierta que se presente.

3. Informar sobre las ventajas menos conocidas

Mientras que muchas personas se centran en los programas y políticas principales, como el seguro médico y los planes de jubilación, la mayoría de las organizaciones ofrecen opciones de beneficios integrales para apoyar a sus empleados y sus necesidades fuera del trabajo. Por ejemplo, podrían ofrecer la inscripción en un gimnasio para impulsar mayores índices de actividad física y bienestar o descuentos en diversos servicios, artículos y eventos.

Cuando los empleados pueden pasar por alto estas prestaciones y no disfrutar de ellas durante las elecciones de prestaciones, usted puede demostrar que se preocupa por sus necesidades e intereses destacando todo lo que hay disponible. Puede organizar sesiones informativas sobre las prestaciones menos conocidas antes de que se abra el plazo de inscripción o facilitar recursos en los que se describan las ofertas más pequeñas a las que pueden acogerse.

4. Horas de oficina

Organizar horas de oficina es una forma fácil y sin presiones de que los empleados hagan preguntas, pidan consejo y resuelvan problemas que no se sienten cómodos tratando en un entorno de foro abierto. Utilice un herramienta gratuita como Calendly que permite a los empleados ver su horario y seleccionar el que más les convenga.

5. La tecnología es su mayor activo

La afiliación abierta es un proceso complejo lleno de papeleo. Cada empleado elige una prestación para cada categoría de sus opciones sanitarias. Esto equivale a páginas de papeleo para cada empleado y cientos o miles de documentos que usted debe controlar.

Simplify your life and the lives of your employees by switching to an electronic selection process. Try using a free online fillable form platform for your employees like Jotform to collect employee selections. Jotform is encrypted, so you don’t have to worry about a security risk. Using an online fillable form will allow you to easily organize your files as well and will have you on the path to success this open enrollment season.

6. Mejor aún, invierta en un sistema de administración de prestaciones

Un sistema de administración de prestaciones puede automatizar el proceso de inscripción abierta. La Tarjeta Diferencia ofrece ahora un Diferencia Sistema de administración de prestaciones. Nuestro sistema de administración de prestaciones por diferencias ofrece una asistencia completa, desde un portal de RR.HH. hasta una plataforma de servicios de inscripción en línea, por lo que es ideal para la temporada de inscripción abierta.

Incluido en el sistema, una guía de decisión de beneficios, DANNY, guía a los empleados a través de sus opciones de beneficios y encuentra la mejor opción para sus necesidades. Obtenga más información sobre cómo el sistema Difference Benefit Admin puede agilizar su proceso de inscripción abierta y por qué debería considerar integrarlo en su estrategia de inscripción abierta.

7. Ofrecer reuniones virtuales de inscripción abierta

Considere la posibilidad de hacerlo virtualmente. Las reuniones virtuales de afiliación abierta permiten asistir a todo el mundo, incluidos cónyuges y parejas. Todo el mundo podrá oír la información presentada y se pueden subtitular, lo que resulta más inclusivo para las personas con discapacidad. Al final de la reunión, asegúrese de que los empleados disponen de un enlace web accesible en el que pueden consultar toda la información sobre prestaciones.

The Difference Card utiliza OneMob para crear "micrositios de inscripción abierta" para cada cliente en los que se almacena la grabación, junto con diapositivas, folletos, formularios y otra información de fácil acceso para cada empleado y su cónyuge o personas a su cargo.

8. Asegúrese de destacar los principales cambios en los beneficios

A la hora de informar a sus empleados de sus prestaciones, es importante recordar que no hay que sobrecargarles de información. Los empleados tienen una capacidad limitada de asimilar información y sobrecargarlos puede tener efectos adversos.

En su lugar, intente destacar las adiciones y los cambios con respecto al año anterior. Los empleados asimilarán más al principio de la presentación, así que asegúrese de incluir estos cambios al principio. Elabore un documento en el que reitere los principales cambios en las prestaciones que repasó en su presentación y lo que no va a cambiar. Así se asegurará de haber cubierto todas las bases y preparará a sus empleados para el éxito.

9. Crear comunicaciones de inscripción abierta rápidamente digeribles

Cree pequeñas ráfagas de información basadas en imágenes que puedan enviarse fácilmente por correo electrónico o publicarse en los canales de comunicación de la empresa, como Slack o Google. Equipos. Puede utilizar herramientas gratuitas como Canva para crear imágenes profesionales que destaquen brevemente su proceso de inscripción abierta. Sea conciso y fácil de escanear.

Sus estrategias de información pueden aumentar el conocimiento de procesos y programas más complejos. Los datos visuales pueden desglosar la información para que los empleados puedan seguir mejor las fechas de vencimiento y los pasos. Al crear recursos de inscripción abierta durante las fases de planificación, puede garantizar una mejor comprensión con guías y procedimientos completos y fáciles de seguir. Los formatos interactivos, como las listas de comprobación, pueden ayudar a los empleados a seguir su progreso y a RR.HH. a entender dónde surgen los problemas.

Una comunicación y unos recursos completos también pueden ayudar a los departamentos de RRHH a gestionar mejor las citas y las conversaciones durante la temporada de inscripción abierta. Cuando los empleados disponen de todo lo que necesitan para comprender la información y los procesos básicos, se puede garantizar la disponibilidad de tiempo para las personas que necesiten ayuda adicional con problemas más complejos o situaciones matizadas.

10. Protéjase como administrador de prestaciones

Don’t neglect your plan documents. Be sure to send the Benefit Summaries and Summary Plan Documents. Fines for missing a plan document requirement can be $100 a day per participant. If you need help producing a plan document, most administrators like The Difference Card will ayudar a los clientes a preparar los documentos del plan gratis. Los administradores de prestaciones suelen estar encantados de ayudar a los empresarios que no son clientes.

11. Solicitar la opinión de los empleados

Sus empleados son excelentes fuentes de información y comentarios. Pueden ayudar a su organización a identificar recursos y procesos ineficaces y poco útiles. También puede utilizar las aportaciones y la comunicación para racionalizar los esfuerzos de comunicación.

Before the open enrollment season begins, send out a survey asking employees to submit what programs, plans and policies they want to prioritize. Some might be more interested in retirement planning and programs, while others might want to focus on healthcare and life insurance policies. This strategy can help your organization send relevant information to employees based on their individual needs.

Tras el cierre de las inscripciones, puede enviar otra encuesta para pedir a los empleados que comenten sus experiencias con diversos procesos. Puede utilizar esta información para determinar qué ha ido bien y en qué aspectos debe introducir mejoras el año que viene. Entender cómo se relacionan con ellos sus empleados es fundamental, sobre todo cuando implanta nuevas funciones y sistemas.

12. Mejorar los procesos de incorporación

Mientras que la inscripción abierta para otros empleados puede producirse durante un periodo específico, los nuevos empleados pueden inscribirse en las prestaciones en un plazo determinado tras su contratación. La forma de abordar la inscripción de los nuevos empleados puede influir en la primera impresión que tengan de la empresa y en el apoyo que sientan.

Con varios pasos de incorporación, la información y la inscripción pueden resultar abrumadoras para los nuevos empleados. Puede utilizar sus recursos habituales de inscripción abierta para orientar y formar a los nuevos empleados. Sin embargo, debe asegurarse de que todo esté organizado y sea fácil de encontrar, y de que esté guardado en un lugar al que puedan volver más tarde para decidir qué prestaciones necesitan. Es posible que necesiten revisiones y reuniones más frecuentes que los empleados actuales, por lo que puede ayudarles programando sesiones informativas dirigidas a los nuevos empleados o asegurándose de que saben cómo ponerse en contacto con los representantes de RRHH.

Diseñe una estrategia de prestaciones plurianual que pueda durar con la Tarjeta Diferencial

Los consejos para la inscripción abierta pueden ayudar a su organización a identificar las herramientas, recursos y estrategias que necesita implementar para crear una temporada de inscripción abierta más sólida. Mediante la adopción de la solución The Difference Card y una revisión estratégica de las prestaciones, los empleadores pueden reducir las primas y mejorar las prestaciones para los empleados. Los empleadores pueden crear diseños de planes de salud ricos en beneficios que reduzcan los gastos de bolsillo de los empleados, al tiempo que ahorran dinero en seguros de salud. The Difference Card puede incluso garantizar esos ahorros con la solución The Difference Guarantee.

¿Le interesa saber más sobre la Tarjeta Diferencia? Encuentre un consultor en su región o solicite una propuesta hoy mismo.

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